理事会

昨晩、定例のYEG理事会が開催されました。

議題は、4月定期総会の事業報告と収支決算の承認、新入会員の承認です。
いずれの議案も異議なく承認されました。


しかし、会議の運営は少々まずいところも。時間をかけすぎました。
監事講評で、しっかりと、きつく、ご指摘いただきました。
次回からは気をつけていきましょう。



月に1回の会議ですから、議論が長くなるのは仕方ない部分もあります。
しかし、長ければ良いかといえば決してそうではありません。短時間で中身の濃い議論が望ましいのです。
今回の理事会は、短くする努力をしていないから、監事に指摘されたのです。


まず、議案書や資料の完成度が低いことが原因です。委員長は早めに委員会を開催して、早めに議案書を作成することから始まります。そして、必ず室長と担当副会長の決済を得ることです。

精査されていない議案書を基に、三役会で検討しますと、当然ながら不十分な協議しかできません。不十分な協議で理事会に臨むわけですから、理事会がスムーズに進行できる訳がありません。

また、不十分でも三役会で協議した内容が、委員会へ伝わっていない部分もあります。修正をお願いしたにもかかわらず、三役会と理事会の議案書が全く同じ時があります。これではいけません。三役会と同じ内容を協議することから理事会での協議が始まってしまい、時間の無駄になってしまいます。


そして、進行にも問題があります。

進行役は、会議冒頭に終了予定時間を告げるなどして、スムーズな進行に協力してもらうなどの工夫も必要です。

委員長は上程の際、議案書を読み上げるだけですが、これもいけません。協議していただきたいポイントを告げると、出席者は発言しやすく、建設的な意見が出やすいものです。
そうすれば、進行役は協議のポイントを順序良く取り上げていけばいいわけですから。
もちろん、上程者が気づかない協議すべき点もあるでしょう。それも協議しますが、一つの議案は10分以内とか15分以内とか、延長しても5分とかのルールづくりが必要なのかもしれません。


昨日の場合、会議が長引いた一番の原因は定足数の理事が議席に着くまで、定刻を20分以上も経過したことです。遅刻欠席の理事が多すぎたことが最大の原因でした。
スタート時間が遅くなれば、当然ゴールの時間も遅くなります。



時間を気にし過ぎて議論不足というのは最悪です。
しかし、皆さんの貴重な時間を割いていただいていることと、黙って会議を傍聴している監事の身にもなってみれば、時間短縮も必要な事です。


ということで、今年度のYEGはまだ始まったばかり。監事さん、今後に期待してください。

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